1. El papel del PMBOK en la Sostenibilidad del Cambio

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es el marco de referencia más utilizado para la gestión de proyectos, y su enfoque en la planificación, ejecución y cierre del proyecto es robusto. Sin embargo, su estructura tradicional se centra principalmente en la entrega de los resultados del proyecto dentro de los plazos y presupuesto establecidos, dejando la sostenibilidad del cambio como un aspecto que depende de la implementación efectiva.

• Grupo de Procesos de Cierre: PMBOK asegura que todos los aspectos del proyecto, incluidos los contratos y la documentación de lecciones aprendidas, se cierren correctamente. Sin embargo, no se profundiza en cómo garantizar que el cambio resultante de un proyecto sea sostenible una vez finalizado.
• Lecciones Aprendidas y transferencia de Conocimiento: A través de los procesos de cierre, PMBOK fomenta la recopilación de lecciones aprendidas y la transferencia de conocimiento, pero no incluye un enfoque exhaustivo para asegurar la adopción continua del cambio.

2. El Enfoque de HCMBOK y su Fase de Producción

HCMBOK (Human Change Management Body of Knowledge) complementa a PMBOK al incluir una fase clave que PMBOK no cubre con profundidad: la fase de producción o sostenimiento del cambio . En esta etapa, el objetivo es asegurar que el cambio se adopte completamente y que los beneficios se mantengan a lo largo del tiempo.

• Fase de Producción: Después de la implementación del cambio, HCMBOK enfatiza la importancia de seguir monitoreando y apoyando a la organización para garantizar que los nuevos procesos, herramientas o comportamientos sean plenamente adoptados. Esto implica la supervisión continua de la efectividad del cambio y la implementación de ajustes si es necesario.
• Reducción de resistencias: Durante la fase de producción, HCMBOK asegura que el cambio se integre de manera fluida en la cultura organizacional, reduciendo la resistencia y ayudando a que los empleados adopten nuevos hábitos y comportamientos a largo plazo.
• Evaluación del Impacto Organizacional: Además, HCMBOK fomenta la realización de evaluaciones periódicas para medir el impacto del cambio, asegurándose de que los resultados sean sostenibles y que el cambio genere los beneficios esperados a largo plazo.

3. Combinación de PMBOK y HCMBOK: Asegurando la Sostenibilidad del Cambio

Al combinar PMBOK y HCMBOK, podemos asegurar tanto la ejecución técnica como la adopción continua del cambio. A continuación, te mostramos cómo ambas metodologías pueden complementarse para garantizar la sostenibilidad del cambio:

• Cierre del Proyecto (PMBOK) + Fase de Cierre (HCMBOK) + Fase de Producción (HCMBOK): Mientras PMBOK formaliza el cierre del proyecto y la entrega de los resultados, HCMBOK asegura que los cambios no se determinarán en la entrega, sino que serán monitorizados y ajustados durante la fase de producción, asegurando que el cambio sea sostenible y efectivo.
• Transferencia de Conocimiento (PMBOK) + Actividades recurrentes (HCMBOK): En el cierre de PMBOK y en la de HCMBOK se transfieren los conocimientos a los equipos operativos, se reconocen los logros y se realizan las lecciones aprendidas, además HCMBOK complementa este proceso con las actividades recurrentes (Comunicación, espíritu de equipo, proceso participativo, clima del proyecto, gestión de los stakeholders y creatividad) que van desde el inicio hasta la fase de producción, asegurando que el equipo esté preparado para mantener el cambio a largo plazo.
• Control de Cambios (PMBOK) + Seguimiento Post-Implementación (HCMBOK): PMBOK incluye el control de cambios a lo largo del proyecto, pero HCMBOK amplía esta supervisión en la fase de producción, asegurando que cualquier desviación en la adopción del cambio sea detectada y corregida a tiempo.

4. Ejemplo de Aplicación: Implementación de una Nueva Plataforma de Recursos Humanos

Supongamos que una empresa implemente una nueva plataforma de gestión de recursos humanos (HRMS) para modernizar sus procesos de nómina y gestión de personal. Bajo la metodología PMBOK, el proyecto se planifica, ejecuta y cierra correctamente. Sin embargo, para garantizar que la nueva plataforma se utilice correctamente y se mantenga a largo plazo, la fase de producción de HCMBOK entra en acción:

• Seguimiento del cambio: HCMBoK asegura que, una vez implementada la plataforma, se supervisa el uso que los empleados hacen de la nueva herramienta. Si se detectan problemas de uso o rechazo, se pueden realizar ajustes o brindar apoyo adicional.
• Adopción del cambio: HCMBoK se asegura de que la plataforma esté alineada con la cultura de trabajo de la empresa y que los empleados no solo sepan cómo utilizar la herramienta, sino que la consideran parte de sus operaciones diarias.

Este enfoque combinado asegura que el cambio técnico (la implementación de la nueva plataforma) sea aceptado y mantenido a lo largo del tiempo, garantizando que el proyecto siga generando valor.

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Conclusión

Para garantizar la sostenibilidad del cambio post-proyecto y reducir el 70% de la tasa de fracaso de los proyectos, es fundamental integrar las fortalezas de PMBOK y HCMBOK. Mientras que PMBOK te ayuda a gestionar la entrega técnica del proyecto, HCMBOK y su fase de producción aseguran que los cambios se mantengan y generen beneficios a largo plazo. Esta combinación de enfoques asegura que el cambio organizacional no solo se implemente, sino que se adopte de manera duradera.

Si buscas garantizar que los cambios que implementas en tus proyectos sean sostenibles, la clave está en integrar PMBOK y HCMBoK en tu estrategia de gestión.